30 september 2020

Waarom zijn e-mails lastig bewijs in juridische zaken?

Bekijk meer artikelen over: Werk en geld Bekijk meer artikelen over: Schulden

Voor ons dossier Schulden volgen we Robin Prijs in zijn conflict met de sociale dienst. Prijs beweert dat hij de sociale dienst e-mails heeft gestuurd om zijn vrijwilligerswerk te melden - dit is verplicht als je een bijstandsuitkering ontvangt - de sociale dienst zegt deze mails nooit ontvangen te hebben. De gevolgen van dit conflict zijn groot: de dienst beschuldigt Prijs van fraude en inmiddels zwerven hij en zijn vrouw zonder vaste woon- of verblijfplaats door Nederland. Hoe zit het met die e-mails? Gelden die als een juridisch bewijs bij een conflict?

‘Ons leven staat al sinds 2018 volledig op zijn kop’, vertelt Robin in een artikel dat we eerder over hem schreven. De sociale dienst verwijt Robin de ‘inlichtingenplicht’ te hebben geschonden: hij heeft hen niet verteld dat hij (vrijwillige) werkzaamheden verrichtte voor een religieuze stichting. Als je een (bijstands)uitkering ontvangt, moet je dit soort werkzaamheden melden, ook al krijg je er geen geld voor. Je zou er mogelijk een vergoeding voor kunnen ontvangen, dit wordt ‘op geld waardeerbare arbeid’ genoemd. 

Robin’s emails

Robin zegt een aantal e-mails in zijn inbox (in de periode 2014 - 2017) te hebben waarin hij de dienst op de hoogte stelt van zijn vrijwilligerswerk. Daar horen ook ontvangstbevestigingen bij. Toen de zaak bij de rechtbank voorkwam wilde Robin de e-mails als bewijs gebruiken, maar de sociale dienst trok de echtheid van de e-mails in twijfel; zij zeggen nooit iets te hebben ontvangen. De rechter is meegegaan met de sociale dienst, omdat hij geen oordeel kon vellen over of de e-mails echt of nep zijn.

Rechtsgeldigheid e-mails

Over het algemeen geldt dat e-mail net zo rechtsgeldig is als iets dat op papier staat, totdat een van de partijen de echtheid van de e-mail betwist of bijvoorbeeld ontkent ooit een e-mail te hebben ontvangen. Dan is het aan de verzender (in dit geval Robin) om te bewijzen dat de e-mail echt is, en ook daadwerkelijk verstuurd is en ontvangen.

Hoe kun je de echtheid van een e-mail eigenlijk aantonen?

Het is redelijk makkelijk om aan te tonen dat een e-mail nep is, maar het is lastig aantonen dat een e-mail daadwerkelijk écht is. In de headers van de e-mail (die is niet altijd zichtbaar) staat onder andere informatie over welke weg de e-mail heeft afgelegd van verzender naar ontvanger. In de headers is informatie te vinden over de echtheid van de e-mail, maar ook deze informatie is te vervalsen. Het helpt als de informatie in de headers van de e-mail overeenkomt met de informatie in de ‘logs’ (een soort van logboek/geschiedenis) van de e-mailserver van de ontvanger (in dit geval de gemeente). Maar ook deze informatie is in principe te vervalsen.

Hoelang moet de overheid e-mails eigenlijk bewaren?

“Dat is een lastige vraag, overheden hoeven niet alles te bewaren, maar ze mogen zeker niet zomaar e-mails vernietigen.” We spreken Charles Jeurgens, hoogleraar Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. E-mails behoren tot de zogenoemde ‘archiefbescheiden’, dat is alle informatie die een overheidsorgaan creëert of ontvangt, en dat te maken heeft met de uitvoering van zijn werkzaamheden. Gemeenten hebben selectielijsten met categorieёn, waarin staat welke soort informatie na hoeveel tijd vernietigd ofwel voor eeuwig bewaard moet worden. “E-mails zijn altijd lastig, want overheden denken soms dat het geen archiefbescheiden zijn, maar ze zijn het wel. Er worden soms hele e-mailboxes vernietigd als iemand vertrekt,” vertelt Jeurgens. Volgens hem gaat het mis als er geen duidelijke en goed toepasbare procedures zijn en ambtenaren zelf bepalen hoe ze met e-mails omgaan. Jeurgens: “Sinds een aantal jaren staat dit op de agenda van overheden. Want als ambtenaren geen gebruik maken van de selectielijsten en categorieёn, kan dat overheidsorgaan zich ten opzichte van de burger niet goed verantwoorden als het erop aankomt. Dat is een groot risico.”