‘Dit zijn allemaal zulke slimme mensen, die moet je toch faciliteren?’ Jaap Heringa is hoogleraar bio-informatica aan de Vrije Universiteit. Een paar weken geleden is hij met de afdeling Informatica, waar hij tevens hoofd van is, verhuisd naar een nieuw gebouw. Van een eigen werkkamer naar flexibele ruimten. We spreken hem voor ons onderzoek naar werkplekken. De hoogleraar heeft nog wel wat bedenkingen bij zijn nieuwe werkplek.

Het nieuwe gebouw aan de Boelelaan in Amsterdam, NUVU, is nog niet helemaal in gebruik. Bij binnenkomst zit een beveiligster achter een geïmproviseerde receptie. Op de eerste zes verdiepingen mag je niet uitstappen met de lift, omdat er nog wordt gewerkt. In totaal telt het gebouw twaalf verdiepingen. Heringa: ‘Het is de duurste bouwgrond van Amsterdam, hier op de Zuid-as. Daarom wordt er in de hoogte gebouwd en moeten er zo veel mogelijk mensen in het gebouw kunnen.’ Door de vliegtuigen die overkomen van en naar Schiphol kon het gebouw niet hoger dan twaalf verdiepingen worden, vertelt Heringa. Hij zit zelf op de elfde, met een wijds uitzicht over de stad. De ramen reiken tot de grond. ‘We hebben al gemerkt dat dit voor mensen met hoogtevrees lastig kan zijn.’

Drie jaar gestreden

NUVU is ingericht op Het Nieuwe Werken, oftewel een kantooromgeving met flexibele werkplekken. In het oorspronkelijke plan zouden er per tien werknemers effectief zeven werkplekken komen. Drie jaar heeft de afdeling daar tegen gestreden. ‘We zeiden tegen de bazen: kijk nou hoe wij werken, vráág het ons.’ Een maand voor de verhuizing zaten de afdelingen die in het NUVU-gebouw zouden gaan met het college van bestuur om de tafel. ‘Toen kregen we het voor elkaar dat er ongeveer negen plekken op de tien mensen kwamen, en daar is goed mee te werken.’

Op de gang zijn ook losse kamertjes, zonder sloten op de deur, maar die mogen volgens het concept niet vast door één werknemer worden ingenomen met eigen spullen. Lastig voor een professor als Heringa, die afscheid heeft moeten nemen van wanden met boeken. Nu staan de belangrijkste paar meters bovenop een kast, midden in een ruimte met acht werkplekken. 

‘Voor promovendi hangt veel af van hun proefschrift. Een vaste baan bijvoorbeeld. Hetzelfde geldt voor werknemers met een lange proeftijd. Als deze mensen zich niet kunnen concentreren in een zogeheten open office, leveren ze minder goed werk.’ Met alle gevolgen van dien. Heringa: ‘Twintig procent van mensen in engineering zit in het autistische spectrum, zeg ik altijd. Die willen rust en kunnen niet tegen visuele stimuli en geluid. Wiskundigen moeten zich heel erg goed kunnen concentreren. Die zitten op de verdieping onder ons en hebben gestreden om allemaal een eigen kamer te kunnen krijgen.’ 

Koffieapparaat verplaatst

Heringa: ‘In de wetenschap is het belangrijk om samen te werken en elkaar te ontmoeten. Als wij allemaal verspreid op flexplekken zitten op verschillende verdiepingen, wordt elkaar vinden erg lastig. Afspreken met elkaar in het gebouw en een speciaal ingerichte vergaderruimte opzoeken kost allemaal tijd.’ Meer tijd dan je in eerste instantie zou denken. ‘Onderzoek laat zien dat je door de kantoortuin in je carrière bij elkaar opgeteld zo een jaar kwijt bent aan tijd, die je eigenlijk aan je werk had kunnen besteden,’ zegt Heringa. Binnenkort wordt de koffieautomaat van de twaalfde versleept naar de elfde: twee automaten naast elkaar op dezelfde verdieping, dat vergroot de kans dat de wetenschappers elkaar spontaan tegenkomen.

Werken in de auto

De afdeling Informatica groeit stormachtig, bijvoorbeeld door de opleiding Kunstmatige Intelligentie. De hoogleraar ziet nog wel wat beren op de weg. Heringa: ‘Voorlopig passen we goed in het gebouw, maar flexwerken kan gaan leiden tot een stoelendans. Een voormalige assistent in opleiding die naar ABN/AMRO is gegaan, moest daar regelmatig in zijn auto werken omdat alle flexplekken in hun kantoor bezet waren.’